Het Nieuwe Werken…de hype voorbij?

By 23 september 2016HeilooBlog

raymondwijkerHet Nieuwe Werken (HNW) is de laatste jaren veel in het nieuws geweest en bedrijven en organisaties zijn er druk mee aan de slag gegaan. HNW staat ook wel bekend als Anders Werken, Nieuw Organiseren, Andere manieren van Werken, etc.

Gemeenten bijvoorbeeld, gebruiken HNW om bij gemeentelijke fusies de nieuwe kantooromgevingen te creëren. Grote bedrijven en organisaties hebben ook stappen gezet en rond 2010 was er zeker sprake van een ware hype rondom Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken: thuiswerken, flexplekken en kantoortuinen met hippe inrichting. Dat is het toch? Helaas voor veel organisaties wel ja. En dit is dan precies de reden waardoor het vaak misgaat.

HNW heeft een negatief beeld gekregen. De media spelen er met reclames gretig op in. Denk maar aan de reclame waarbij iemand al telefonerend in zijn tuin aan het spitten is. Ook is er door minder succesvolle invoeringen een negatief beeld ontstaan. Waar ligt dit allemaal aan?

Even terug naar het begin.

Eind jaren ’90 van de vorige eeuw lanceerde Bill Gates van Microsoft het idee van HNW. Door de sterke opkomst van internetgebruik en samenwerkingssoftware was de mogelijkheid aanwezig om op andere locaties het werk te doen. Daarnaast kon de samenwerking tussen collega’s met behulp van nieuwe software verbeterd worden. Doordat er ook op andere locaties gewerkt kon worden, is de stap naar flexplekken ingezet. Minder bureaus en minder m2. In Nederland is deze nieuwe manier van werken overgenomen en tegen de eeuwwisseling was Interpolis de eerste organisatie in Nederland die deze stap heeft gezet.

Hierna volgden veel bedrijven en organisaties. We spreken over HNW 1.0.

Waar staan we nu met HNW?

Inmiddels zijn wij alweer jaren verder en zien we dat veel HNW invoeringen niet geheel geslaagd of zelfs mislukt zijn. Het management vindt het een succes, maar de medewerkers klagen. Waar ligt dat dan aan?

Een optimale invoering van HNW is een samenspel van Gedrag & Cultuur, ICT-middelen en de Kantoor- werkplekomgeving (HNW2.0).
Veel organisaties hebben zich helaas alleen beperkt tot een hippe kantooromgeving en ICT-middelen. Minder m
2 en goedkopere ICT (cloud)oplossingen. Juist de gedrag & cultuuraspecten zijn het meest belangrijk voor het slagen van een HNW invoering. Kantoor- en werkplekomgeving en ICT-middelen zijn slechts hulpmiddelen. Er moet dus geïnvesteerd worden in de MENS. Het kapitaal van de organisatie!

Waar gaan we naar toe met HNW?

Nu leven wij alweer in 2016 en is het duidelijk geworden dat vooral moderne leiderschapsstijlen en de organisatievorm erg belangrijk zijn voor een moderne, aantrekkelijke organisatie. Kortom, HNW 3.0!

Vooral de leider en het management moeten voorbeeldgedrag tonen en zullen de stap naar faciliterend (dienend), coachend en situationeel leiderschap moeten maken. Daarbij zijn een duidelijk doel en een missie van wezenlijk belang. Bij deze leiderschapsstijl zorgt de manager ervoor dat de medewerkers hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Er worden afspraken over output gemaakt en de manager coacht de medewerker. Geen controlerend management meer, maar vertrouwen geven, waarbij er ook een cultuur ontstaat van ‘fouten maken mag’.
Dit is zeker niet voor iedere manager weggelegd, maar bedenk ook wel dat leiderschap niet in ieders bloed zit. In veel organisaties bestaat het management uit inhoudelijke specialisten die vanwege senioriteit doorgegroeid zijn naar een managementrol. Waarschijnlijk zijn veel van hen gelukkiger als ze weer terug naar de inhoud kunnen gaan. Geen demotie!, maar persoonlijk geluk wat ook weer uitstraalt op de organisatie.

Gebruik maken van aanwezig of nog verborgen talent. Denk bijvoorbeeld aan de medewerker die privé voorzitter van een voetbalvereniging is, maar op het werk deze vaardigheden helemaal niet gebruikt). Competenties, kwaliteiten en ruimte voor (sociale) innovatie zijn nu meer dan ooit belangrijk voor een organisatie. Er komt een nieuwe generatie medewerkers aan die andere eisen stelt aan werk en de werkomgeving. Een betere, persoonlijke, privé/werk balans, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, eigen verantwoordelijkheid in werk en carrière, waardering en een aantrekkelijke werkgever (of zelfs meerdere werkgevers tegelijkertijd). Flexibele werkvormen spelen ook een belangrijke rol. Werkzekerheid is tegenwoordig belangrijker dan baanzekerheid.

Dit alles betekent dus niet alleen een nieuwe vorm van leiderschap, maar ook een meer plattere organisatie met korte lijnen, persoonlijk eigenaarschap, zelfsturendheid en wederzijds vertrouwen.

Tot zover de ‘softe kant’ van Het Nieuwe Werken.

Hoe zit het dan met de hippe kantoorinrichting en het thuiswerken?

Zoals al eerder gesteld, is de kantoor- en werkplekomgeving een hulpmiddel om het doel te bereiken. Het is van groot belang dat de kantooromgeving de nieuwe manier van werken (werkconcept) optimaal ondersteunt. Voor de kennisdeling, samenwerking en sociale cohesie is het van belang dat er een grote mate van flexibiliteit aanwezig is. Grofweg: een gevarieerd aanbod werkplekken die verschillende activiteiten ondersteunen. Diverse vormen van vergaderruimten en gezamenlijke ruimten voor sociale ontmoetingen. De thuiswerkplek is één van de werkplekken die binnen het aanbod valt. Het is ook geen recht, maar als de activiteit erom vraagt, zou je thuis kunnen werken. En nee, het is ook geen papa-, mama- of thuiswerkdag. Thuis voor je kind(eren) zorgen in combinatie met geconcentreerd werken gaat toch echt niet samen.

Het zogenaamde flexen mag ook niet tot doel verheven worden. We werken met flexplekken om samenwerking eenvoudiger te maken. Als iemand het fijn vindt om iedere dag bij dat ene plekje aan het raam te zitten, moet het mogelijk zijn. Aan de andere kant moet het ook zo zijn dat er geen scheve gezichten komen als iemand anders op die plek zit. Met andere woorden: maak goede en duidelijke afspraken over gebruik van werkplekken en andere ruimten; dit voorkomt veel ergernis!

Juist voor het management is hier een mooie voorbeeldfunctie weggelegd. Geen eigen kantoorruimten meer, maar gewoon een werkplek zoeken die bij de activiteit hoort die op dat moment gedaan wordt. Op die manier wordt ook de kloof tussen medewerkers en managers een stuk minder. Het management is zichtbaarder en toegankelijker.

Moderne ICT middelen mogen en kunnen niet ontbreken om het werk en het samenwerken eenvoudiger te maken. Wat hierbij nogal eens misgaat, is dat er veel aandacht aan de technische invoering besteed wordt, maar dat de eindgebruikerservaring en ‘het werken met de nieuwe omgeving’, vergeten wordt. Er kan tegenwoordig veel met ICT oplossingen, maar soms ziet men door de bomen het bos niet meer. Het meenemen van de eindgebruiker in de nieuwe omgeving is dan ook erg belangrijk om er optimaal gebruik van te kunnen maken. Wederom een investering in de MENS.

Flexibel werken en flexibele werktijden

Bij flexibele werkvormen hoort natuurlijk ook de mogelijkheid van flexibele werktijden. Want, wees eerlijk. Wat zegt het als iemand van 09.00 tot 17.00 uur op kantoor zit? Het gaat om de output. Wat lever je op? Daar gaat het om en daar maak je dan afspraken over. Hoe, wanneer en waar je dat doet… dat is aan jou (uiteraard in overleg met je collega’s).

Uiteraard heeft ook ieder mens een ander bioritme. Dus waarom daar niet op inspelen? De ene persoon functioneert bijvoorbeeld nou eenmaal beter tussen 14.00 uur en 22.00 uur en een ander tussen 07.00 uur en 16.00 uur. Een mooi bijkomend voordeel is dat het invoeren van flexibel werken ook sterk bijdraagt aan het oplossen van het fileprobleem en het overvolle openbaar vervoer. Waarom iedere ochtend in de file staan of reizen in volgepropte treinen? En dan heb ik het nog niet eens over de noodzaak om iedere dag naar een centrale locatie te reizen. Voer voor een nieuwe blog…

De hype voorbij…?

Alles om ons heen evolueert, dus ook hoe we kijken naar werk. De mens staat centraler dan ooit tevoren. Het Nieuwe Werken is dus zeker niet voorbij, sterker nog, het is nu meer dan ooit urgent om als organisatie hierop in te spelen! Denk niet dat HNW niet voor jouw bedrijf of organisatie mogelijk is. Kijk bijvoorbeeld naar Buurtzorg Nederland.
Al enkele jaren geleden is daar een grote reorganisatie doorgevoerd. Nul (ja 0) managers, zelfsturende teams die zelf de zorgnoodzaak per cliënt bepalen en waar de zorg ook weer centraal staat. De zorgkosten zijn met 30% gedaald, de cliënten zijn meer tevreden, de werknemers voelen zich meer verbonden, zijn gelukkiger in het werk en ze werken efficiënter en vooral effectiever. Dus een win-win situatie voor alle partijen.

Nederland staat aan de vooravond van een revolutie qua wonen, werken en organiseren. Met vooral de focus op de MENS! Kom dus in beweging…

Heb je vragen of wil je vrijblijvend hier verder over praten, neem gerust contact met mij op.

Raymond Pieter Wijker

Directeur en HNW 3.0 specialist

MOVACTION B.V.

Mens en organisatie in beweging

www.movaction.nl

raymond@movaction.nl

Author admin

More posts by admin